Aviso de normas de confidencialidad para PacifiCare

Vigentes a partir del 14 de abril de 2003

ESTE AVISO DESCRIBE LA MANERA EN QUE SE UTILIZA Y SE DIVULGA LA INFORMACIÓN MÉDICA Y LA MANERA EN QUE USTED PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. LE SUGERIMOS ANALIZARLA DETENIDAMENTE. NO ES NECESARIO QUE REALICE ACCIÓN ADICIONAL DE SU PARTE.

En PacifiCare siempre ha sido prioridad la protección de la privacidad de nuestros miembros y la confidencialidad de la información médica. Reconocemos que usted confía en nosotros para salvaguardar su información personal y para hacer cumplir sus derechos de privacidad. Este documento -el cual está basado en las leyes federales y estatales, y en nuestro propio código de ética de la compañía- ofrece una declaración de nuestro compromiso para preservar la confidencialidad y la privacidad de nuestros miembros.

Nuestras normas de confidencialidad

Este aviso describe las prácticas de privacidad de PacifiCare para nuestros clientes presentes y pasados. Explica la manera en que utilizamos la información sobre su salud y cuándo podremos compartir dicha información con otras personas. Además le informa sobre sus derechos con respecto a su información de salud y cómo puede usted ejercer estos derechos. La ley estipula que mantengamos la confidencialidad de su información de salud y que le enviemos una copia de este aviso para que usted esté enterado de la manera en que mantenemos la confidencialidad de su información de salud.

Los empleados de PacifiCare tienen la obligación de cumplir con nuestras normativas y procedimientos para proteger la confidencialidad de su información de salud. Cualquier empleado que infrinja nuestras normativas de privacidad estará sujeto a un proceso disciplinario. El acceso de los empleados a la información de salud está limitado a lo que sea "necesario saber" en función de las gestiones a realizar, entre ellas: realizar determinaciones de beneficios, pagar reclamaciones, administrar la atención médica, asegurar la cobertura, realizar mediciones de las evaluaciones de calidad, administrar un plan o brindar servicio al Cliente.

PacifiCare mantiene salvaguardas físicas, electrónicas y de procesamiento que restringen el acceso no autorizado a su información de salud. Tales salvaguardas incluyen las instalaciones de oficina protegidas, archivadores con llave, sistemas de computadoras con acceso controlado y cuentas con contraseña.

Este aviso se aplica a todas las compañías incluidas en la familia de compañías de PacifiCare, entre las que se incluyen las compañías propiedad de, o bajo el control de, PacifiCare Health Systems, Inc. (PacifiCare).

Atentamente le solicitamos compartir este aviso con todas las personas con cobertura en su póliza o contrato. Usted tiene el derecho de recibir una copia de este aviso en cualquier momento que así lo solicite. Si desea obtener copias adicionales del aviso, o si tiene preguntas relacionadas con la información contenida en este aviso, llame al Departamento de Servicio a Clientes o Miembros al número sin costo que se indica en su tarjeta de identificación del plan. También puede consultar una copia de este aviso en nuestros sitios Web en www.pacificare.com y www.securehorizons.com.

Si cambiase alguna de nuestras prácticas de confidencialidad, nos reservamos el derecho de cambiar los términos de este aviso y de poner en vigencia el nuevo aviso para toda la información de salud en nuestro poder. Nosotros le brindaremos una copia del aviso modificado y además publicaremos el aviso modificado en nuestros sitios Web.

Información de salud en poder de PacifiCare

Cuando en este aviso nos referimos a "información" o "información de salud", nos referimos a la información acerca de usted, incluso la información demográfica, que podría identificarle y que además se relaciona con sus enfermedades físicas o mentales pasadas, presentes o futuras y con los servicios relacionados de atención médica. Se puede transmitir o compartir la información de salud en cualquier forma o medio (oral, escrito o electrónico).

La información de salud que recibamos puede variar según el producto; por lo tanto, los ejemplos descritos a continuación podrían no ser aplicables a todos los miembros pero están diseñados para representar las categorías generales de la información que pueda recibirse y conservarse en poder de PacifiCare:

• La información que usted suministre mediante solicitudes, formularios, encuestas y a través de nuestros sitios Web, como su nombre, dirección y fecha de nacimiento.
• Información acerca de doctores, hospitales u otros proveedores de atención médica, clínicas, grupos médicos o planes de servicios de atención de salud.
• La información que proporcione su empleador, patrocinador del plan de beneficios o asociación respecto a cualquier producto de grupo que usted pudiese tener.
• La información acerca de sus transacciones y experiencias con nuestros afiliados, con otras personas y con nosotros, tales como productos o servicios comprados, saldos de cuentas, historia de pagos, historia de reclamaciones, cobertura y primas de la póliza.
• La información de agencias de reportes médicos, para el consumidor o de otro tipo, incluso información médica y demográfica.

De qué manera podemos utilizar o compartir su información

Las categorías indicadas a continuación describen la manera en que podemos utilizar y compartir su información de salud. Para cada categoría suministramos ejemplos que ayuda a ilustrar cada tipo de utilización o divulgación. La lista no pretende incluir la totalidad de tipos de utilización o divulgación. Sin embargo, las maneras para las que estamos autorizados para utilizar y compartir la información de salud caerán en una de estas categorías.

Para tratamiento
Podemos compartir la información de salud con sus doctores u hospitales a fin de ayudarles a proporcionarle atención médica a usted. Por ejemplo: si usted está hospitalizado, podemos permitir al personal del hospital el acceso a cualquier expediente médico que nos haya enviado su doctor. También podemos utilizar o compartir su información de salud con terceros para ayudar a coordinar y administrar la atención médica que usted recibirá. Por ejemplo: podemos conversar con su doctor para sugerirle un programa de control de enfermedades o un programa de medicina preventiva que pudiese ayudarle a mejorar su salud.

Para el pago
Podemos utilizar su información de salud al momento de pagar las facturas médicas que nos envíen usted o sus proveedores de atención médica, como doctores y hospitales. Entre los ejemplos de actividades de pago se incluyen: la facturación, la administración de reclamaciones y otras funciones administrativas relacionadas.

Para las getiones de atenión médica
Podemos utilizar o compartir cierta información de salud para realizar las gestiones necesarias de atención médica. Entre los ejemplos de gestiones de atención médica se incluyen los siguientes:

• Realizar actividades de evaluación y mejoramiento de la calidad.
• Evaluación del desempeño de proveedores y del plan de salud.
• Suministro de cobertura de seguro.
• Llevar a cabo o gestionar revisiones médicas para determinar la necesidad por razones médicas, el nivel de atención o la justificación de los servicios.
• Realizar funciones de auditoría.
• Resolución de quejas formales internas, tales como la resolución de problemas o quejas acerca de su acceso a la atención médica o al nivel de satisfacción con los servicios.
• Tomar determinaciones de beneficios, administrar un plan de beneficios y proporcionar servicio al cliente.
• Otros usos autorizados específicamente por la ley.

También podemos compartir su información de salud con otras personas y entidades -también conocidas como asociados empresariales- que realizan gestiones de pago o de suministro de atención médica en nombre de PacifiCare. Sin embargo, no compartiremos su información de salud con estos asociados empresariales a menos que ellos acuerden por escrito proteger la confidencialidad de esta información.

Para enviarle ciertas comunicaciones a usted
Podemos utilizar o compartir su información de salud con otras personas que actúen en nombre y representación de PacifiCare a fin de informarle acerca de tratamientos y programas médicos alternativos o sobre productos y servicios relacionados con la salud que pudiesen ser de utilidad para usted. Además podemos informarle sobre mejoras, reemplazos o sustituciones a su cobertura del plan de salud.

[Para los miembros que residen en Oregon y Nevada: Si usted no desea que PacifiCare comparta la información de salud descrita anteriormente, tiene la opción de "excluirse" si llama al número sin costo del Departamento de Servicio a Clientes o Miembros que se indica en su tarjeta del plan de salud durante el horario normal de oficina.]

[Para los miembros que residen en Texas: Excepto por las comunicaciones relacionadas con el tratamiento o las gestiones de atención médica, PacifiCare no podrá utilizar ni compartir su información de salud para fines de comercialización a menos que usted nos otorgue su autorización escrita para que podamos hacerlo.]

Información que no permita la identificación personal
Podemos utilizar o compartir su información de salud únicamente después de suprimir detalles que pudiesen identificarle personalmente.

Además podemos utilizar un "lote limitado de datos" que no contenga información alguna que pueda identificarle directamente. Este lote limitado de datos únicamente puede utilizarse para fines de investigación, asuntos de salud pública o gestiones de atención médica. Por ejemplo, un lote limitado de datos puede incluir su ciudad, condado y código postal, pero no su nombre o dirección postal.

Al Plan de Beneficios del Empleado
En algunas circunstancias, podemos compartir información limitada de salud acerca de usted con el plan de beneficios del empleado a través del cual usted recibe los beneficios de salud. Por ejemplo, podemos compartir un resumen de información de salud con el plan de beneficios del empleado para permitirles obtener cotizaciones de otros planes de salud, o modificar, enmendar o cancelar la cobertura con PacifiCare. Además podemos compartir información de salud relacionada con su afiliación, cancelación de afiliación o participación en un plan de salud de PacifiCare. No compartiremos información detallada de salud con su plan de beneficios a menos que ellos acuerden mantener la confidencialidad de su información.

[Para los miembros que residen en California y Oklahoma: PacifiCare no podrá compartir su información de salud con su empleador ni con su plan de beneficios a menos que usted nos otorgue su autorización escrita para que podamos hacerlo.]

Circustancias especiales y leyes estatales y federales

Situaciones especiales y algunas leyes estatales y federales pueden estipular el uso o divulgación de su información de salud. Por ejemplo: podemos vernos obligados a divulgar su información de salud por alguna de las razones siguientes:

• Para cumplir con las leyes estatales y federales que nos ordenen divulgar su información de salud a otras personas.
• Para reportar información a las agencias estatales y federales normativas de nuestra industria, como el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE.UU. y las agencias normativas con jurisdicción en su estado.
• Para colaborar con las actividades de salud pública; por ejemplo, podemos reportar información de salud a la Administración de Alimentos y Fármacos para fines de investigación o seguimiento de un medicamento bajo receta médica y desperfectos de dispositivos médicos.
• Para reportar información a las agencias de salud pública si consideramos que existe una amenaza grave para su salud o su seguridad o la del público u otras personas; lo anterior incluye los esfuerzos de ayuda en casos de desastre.
• Para reportar ciertas actividades ante las agencias de supervisión de los servicios de salud; por ejemplo, podemos reportar actividades que involucren auditorías, inspecciones, licencias y actividades de revisión entre colegas.
• Para colaborar con agencias judiciales o administrativas; por ejemplo, podemos proporcionar información pertinente a una orden judicial, orden de cateo o citatorio judicial.
• Para apoyar las actividades de las agencias para el cumplimiento de la ley; por ejemplo: podemos suministrar información de salud a los agentes para el cumplimiento de la ley con el fin de identificar o localizar a un fugitivo, a un testigo presencial o a una persona desaparecida.
• A las instituciones correccionales u oficiales encargados del cumplimiento de la ley si usted estuviese recluido o bajo la custodia de un oficial para el cumplimiento de la ley.
• Para reportar información a una autoridad gubernamental respecto al abuso o abandono infantil o casos de violencia doméstica.
• Para compartir información con un juez de primera instancia e instrucción o médico forense según lo autorice la ley (además podremos compartir información con directores de funerales según sea necesario para que puedan llevar a cabo sus obligaciones).
• Para usar o compartir la información para la obtención, conservación o trasplante de órganos, ojos o tejidos.
• Para reportar la información respecto a lesiones relacionadas con el trabajo según lo requieran las leyes de Compensación del Seguro Obrero (Workers' Compensation) en su estado.
• Para compartir información relacionada con funciones gubernamentales especializadas, tales como las actividades militares y de excombatientes, actividades de inteligencia y pertinentes a la seguridad nacional y para los servicios de protección al Presidente y otras personas.
• A los investigadores cuando sus trabajos de investigación estén aprobados por una junta de revisión institucional que a su vez haya aprobado la propuesta de investigación y los protocolos establecidos para asegurar la confidencialidad de su información de salud.
• A un familiar o persona amiga en cualquiera de las circunstancias siguientes: (1) Si usted otorga un acuerdo verbal para permitir dicha divulgación; (2) Si se le brinda la oportunidad de objetar dicha divulgación y no manifiesta objeción alguna; o (3) si se pudiese inferir de las circunstancias, con base en el juicio profesional de PacifiCare, que usted no tendría objeción alguna.

Autorización escrita para utilizar o compartir su información

Para cualquier otra actividad o propósito no listado anteriormente o de otra manera permitido por la ley será necesario que obtengamos su autorización escrita- que usualmente se conoce simplemente como una autorización- antes de utilizar o compartir su información de salud. Si usted otorga su autorización escrita y posteriormente cambiase de opinión, podrá revocar su autorización por escrito en cualquier momento. Al revocarse una autorización, ya no podremos utilizar ni compartir la información de salud según se describa en el formulario de autorización; sin embargo, tenga presente que no podremos retractarnos de utilización o divulgación alguna que hubiese ocurrido con anterioridad con base en una autorización vigente.

Otras restricciones respecto a La utilización y divlugación de su información

Dependiendo del estado donde usted resida, podría haber leyes adicionales relacionadas con la utilización y divulgación de la información de salud relacionada con el virus del VIH, enfermedades transmisibles, salud reproductiva, resultados de pruebas genéticas, abuso de sustancias, salud mental y retardo mental.

Sus derechos respecto a su información de salud

A continuación se describen sus derechos respecto a su información de salud. Si desea ejercer cualquiera de los derechos que se indican a continuación, llame al Departamento de Servicio a Clientes o Miembros al número sin costo que se indica en su credencial de identificación de su plan de salud.
Usted tiene el derecho de solicitarnos que restrinjamos la utilización o divulgación de su información de salud para tratamientos, pagos o gestiones de atención de salud. También tendrá el derecho de solicitarnos que restrinjamos la información de salud que se nos hubiese solicitado brindar a familiares o terceras personas que estén involucrados en su atención médica o en el pago de la misma.

Usted tiene el derecho de solicitar comunicaciones confidenciales de la información de salud. Por ejemplo, si usted considera que enviarle su información a su dirección postal actual podría poner en riesgo su seguridad (por ejemplo en situaciones que involucren disputas familiares o violencia doméstica), puede solicitarnos que le enviemos la información por medios alternativos (como fax) o a una dirección alternativa. Trataremos de complacer las solicitudes razonables para la comunicación confidencial de su información.

Usted tiene el derecho de inspeccionar y obtener una copia de la información de salud que mantenemos acerca de usted en un conjunto de registros designado. Un conjunto de registros designado se refiere a un grupo de registros que incluye los registros de afiliación, pagos, adjudicación de reclamaciones y sistemas de registros de casos o administración médica que mantenga PacifiCare o que se mantengan para PacifiCare. Los tipos de información incluida en el conjunto de registros designados puede variar según el estado donde usted resida.

Este derecho no nos obliga a otorgarle acceso a ciertos tipos de información de salud. Por favor tenga presente que la mayoría de las circunstancias no le proporcionaremos copias de la información siguiente:

• Notas de psicoterapia.
• Información compilada en anticipación razonable de, o para el uso en, una acción o procedimiento administrativo de lo civil o de lo criminal.
• La información sujeta a ciertas leyes federales que rigen productos biológicos y a los laboratorios clínicos.
• La información médica compilada y utilizada para el control de calidad o para fines de revisión entre colegas.

Las solicitudes de copias del conjunto de registros designado pueden estar sujetas al pago de una cuota para cubrir los costos de copiado, postales o de otros suministros relacionados. Además, en algunas circunstancias podremos denegar su solicitud para inspeccionar u obtener una copia de su información de salud. Si denegamos su solicitud, se lo notificaremos por escrito y podremos brindarle la opción de solicitar la revisión de dicha negativa.

Si usted desea solicitar acceso para revisar o copiar sus expedientes médicos, le sugerimos comunicarse directamente con el Doctor de Atención Primaria o proveedor de atención médica que creó el expediente médico. Los expedientes médicos de pacientes incluyen registros en cualquier forma o medio mantenidos por, o bajo la custodia o control de, un proveedor de atención médica en lo pertinente a los antecedentes de salud, diagnósticos o problemas médicos de un paciente, o relacionados con un tratamiento suministrado o propuesto para el suministro al paciente.

Usted tiene el derecho de solicitarnos que efectuemos cambios a la información de salud que mantenemos acerca de usted en su conjunto de registros designado. Estos cambios se conocen como enmiendas. Podemos requerir que usted presente por escrito su solicitud y que indique un motivo para su solicitud.

Si efectuamos la enmienda, se lo notificaremos oportunamente cuando se haga. Si denegamos su solicitud de enmienda, se lo notificaremos por escrito y además le indicaremos el motivo para dicha negativa. Esta notificación por escrito le explicará su derecho para presentar una declaración escrita de disconformidad. A su vez, nosotros tendremos el derecho de rebatir su declaración. Además, usted tendrá derecho a solicitar que su solicitud escrita inicial, nuestra negativa por escrito y su declaración de inconformidad se incluyan junto con su información de salud para cualquier divulgación futura.

Usted tiene el derecho de recibir un desglose de ciertas divulgaciones de su información de salud que hubiésemos efectuado en los seis años anteriores a su solicitud. Podemos requerir que su solicitud para un desglose la haga por escrito. Su primera solicitud de desglose es gratis. Subsiguientemente, tendrá derecho a un desglose gratis mediante solicitud cada 12 meses. Cualquier desglose adicional antes de transcurridos 12 meses después de recibir su desglose gratuito, puede estar sujeto a una cuota razonable. Le informaremos con anticipación sobre dicha cuota y le brindaremos la oportunidad de retirar o modificar su solicitud.

Por favor tenga presente que, en la mayoría de circunstancias, no estamos obligados a proporcionar desglose alguno de las divulgaciones de la información siguiente:

• Cualquier información recolectada antes del 14 de abril de 2003.
• La información compartida para el tratamiento, pago o gestiones de atención.
• Información que se le hubiese desglosado con anterioridad.
• Información compartida como parte de una solicitud de autorización.
• Información que sea incidente para el uso o divulgación que de otra manera estaría permitida.
• Información provista para el uso en el directorio de una instalación.
• Información que se hubiese suministrado a personas involucradas en su atención médica o para otros fines de notificación.
• Información compartida para fines de inteligencia o de seguridad nacional.
• Información que se hubiese compartido o utilizado como parte de un conjunto limitado de datos para investigación, salud pública o para fines de gestiones de atención médica.
• Información divulgada a instituciones correccionales, funcionarios para el cumplimiento de la ley o agencias de supervisión de la salud.

Preguntas respecto a la utilización y divulgación y sus derechos de confidencialidad

Cómo presentar una queja de falta de confidencialidad
Si usted considera que se han infringido sus derechos de confidencialidad, puede presentarnos una queja a través de la Línea de Atención Directa de PacifiCare para Confidencialidad al 1-800-481-6982. También puede dirigir sus quejas al Secretario del Departamento de Salud y de Servicios Humanos de los EE.UU.

PacifiCare no le penalizará ni tomará represalia alguna contra usted si presenta una queja.

Cómo obtener más información respecto a sus derechos y también sobre la utilización y divulgación de su salud de información Si tiene alguna pregunta sobre cómo utilizamos o compartimos su información de salud o sus derechos respecto a su información de salud, puede llamar al Departamento de a Clientes o Miembros al número de teléfono sin costo que se indica en su credencial de identificación del plan de salud durante el horario normal de oficina.

La familia de compañías de PacifiCare incluye a:

• Antero Health Plans, Inc.
• PacifiCare of Arizona, Inc.
• PacifiCare of California
• PacifiCare Behavioral Health of California, Inc.
• PacifiCare of Colorado, Inc.
• PacifiCare Behavioral Health, Inc.
• PacifiCare of Nevada, Inc.
• PacifiCare of Oklahoma, Inc.
• PacifiCare Dental
• PacifiCare of Oregon, Inc.
• PacifiCare Dental of Colorado, Inc.
• PacifiCare of Texas, Inc.
• PacifiCare of Washington, Inc.
• Rx Solutions, Inc.
• PacifiCare Life and Health Insurance Company
• PacifiCare Life Assurance Company